Quelle: www.lb-consult.com

Ratgeber / Zahlung & Abzüge

Der Auftraggeber kürzt Ihre Rechnung: was er darf, was er vorher androhen muss — und was Sie zurückholen

Stand: September 2026Lesezeit: ca. 16 MinutenGeprüft von Lukas Beck

Kurz gesagt

Jeder Abzug braucht einen benennbaren Anspruch — es gibt nur zwei Wege: Aufrechnung mit einer Gegenforderung oder ein vertraglich bzw. gesetzlich vorgesehener Einbehalt (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B). Einen dritten gibt es nicht. Wo der Auftraggeber etwas auf Ihre Kosten machen lassen will, gilt fast immer dieselbe Kette: konkrete Aufforderung → angemessene Frist → Androhung → Ersatzvornahme → belegte Abrechnung. Die Kosten muss er vorher nicht beziffern — beweisen muss er sie am Ende trotzdem. Und der Architekt selbst zieht gar nichts ab: Er prüft, entscheiden und kürzen kann nur der Auftraggeber. Bei nicht heilbaren Verstößen — der versäumten Baubesprechung — bricht die Kette: Ohne wirksame Vertragsstrafe und ohne konkret bezifferten Schaden bleibt kein Abzug übrig. Und bei fehlenden Unterlagen wie der Gefährdungsbeurteilung entscheidet eine einzige Frage über Ihr Geld: Ist die Übergabe noch nachholbar? Dann ist es ein Zurückbehalt — und der wird nach Lieferung voll ausgezahlt.

Zuerst: Der Architekt zieht gar nichts ab

Der Satz „der Architekt hat mir 1.200 € abgezogen“ beschreibt fast nie die Rechtslage. Der Architekt ist nicht Ihr Vertragspartner. Er prüft die Rechnung als Grundleistung der Leistungsphase 8 und gibt sie zur Zahlung frei oder eben nicht — die Kürzung selbst ist eine Erklärung des Auftraggebers. Ohne ausdrückliche Vollmacht kann der Architekt weder den Vertrag ändern noch Ansprüche geltend machen noch Zahlungen verbindlich kürzen.

Praktisch heißt das: Fragen Sie bei jeder Kürzung nach dem Absender. Ist der Abzug nur ein Prüfvermerk des Büros, ohne dass der Auftraggeber ihn sich zu eigen macht, fehlt ihm die Grundlage. Und wird gekürzt, dann in der Sache des Auftraggebers — mit dessen Ansprüchen, nicht mit der Meinung des Prüfers. Wer auf der Baustelle was entscheiden darf → · Rechnungsprüfung durch den Planer →

Die eine Regel hinter allen Abzügen

§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B ist die Tür, durch die jeder Abzug muss: „Gegenforderungen können einbehalten werden. Andere Einbehalte sind nur in den im Vertrag und in den gesetzlichen Bestimmungen vorgesehenen Fällen zulässig.“ Daraus folgt die einzige Frage, die Sie bei einer Kürzung stellen müssen: Welcher Anspruch soll das sein — und woraus?

Art des Abzugs	Grundlage	Was der Auftraggeber dafür braucht
Ersatzvornahme (er lässt machen, Sie zahlen)	§ 4 Abs. 7, § 8 Abs. 3, § 13 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B; § 637 BGB	Aufforderung, angemessene Frist, Fristablauf — und den Nachweis der tatsächlich angefallenen, erforderlichen Kosten
Schadensersatz (Ihr Verstoß hat Kosten verursacht)	§ 280 Abs. 1 BGB, § 6 Abs. 6 VOB/B	Pflichtverletzung, Vertretenmüssen, konkreter Schaden, Kausalität — alles beziffert
Vertragsstrafe	§ 11 VOB/B, §§ 339 ff. BGB	wirksame (AGB-feste!) Klausel, Verschulden, Vorbehalt spätestens bei der Abnahme
Mängeleinbehalt / Druckzuschlag	§ 641 Abs. 3 BGB	einen fälligen Mängelbeseitigungsanspruch; „angemessen ist in der Regel das Doppelte“ der Beseitigungskosten — und nicht mehr
Zurückbehaltung wegen fehlender Leistung	§ 320 BGB	eine noch offene, geschuldete Leistung — und Verhältnismäßigkeit (§ 320 Abs. 2)
Sicherheitseinbehalt	§ 17 VOB/B	eine Vereinbarung; bar einbehaltenes Geld gehört aufs Sperrkonto. Details →
Pauschale Umlagen (Bauschutt, Baustrom, Reinigung)	nur bei wirksamer Vereinbarung	Vorsicht: Sammelklauseln in AGB des Auftraggebers sind angreifbar — das OLG Brandenburg hat eine 0,8-%-Umlage insgesamt gekippt, weil schon der Bauschutt-Anteil unzulässig war (OLG Brandenburg, Urt. v. 20.08.2020 — 12 U 34/20)

Die Standardkette — sie ist bei fast jedem Abzug gleich

Wo der Auftraggeber etwas auf Ihre Kosten erledigen lassen will, läuft es immer über dieselben fünf Schritte. Fehlt einer, fehlt dem Abzug die Grundlage:

Konkrete Aufforderung. Was genau, wo genau. „Baustelle aufräumen“ ist keine Aufforderung; „Restpaletten Gipskarton und Verschnitt im 2. OG, Achsen C–E, entfernen“ schon.
Angemessene Frist. Am besten kalendermäßig (Datum und Uhrzeit). Wie lang „angemessen“ ist, hängt vom Aufwand ab, nicht vom Kalender — im laufenden Betrieb können das Stunden sein, bei einer Mängelbeseitigung Wochen.
Androhung. Der Satz, der zählt: dass er nach fruchtlosem Ablauf die Arbeiten auf Ihre Kosten durch einen Dritten ausführen lässt. Ohne diese Ankündigung ist die spätere Rechnung angreifbar.
Fristablauf, dann Durchführung. Nicht vorher — und nicht, während Sie schon dabei sind.
Belegte Abrechnung. Fremdrechnung, Stundennachweise, Entsorgungsbelege. Erst damit wird aus dem Abzug ein Anspruch.

Drei Fragen, die immer wieder gestellt werden:
Wie oft muss er auffordern? Rechtlich genügt eine Aufforderung mit angemessener Frist. Mehrfaches Erinnern verbessert nur seine Beweislage — es ist keine Voraussetzung. Umgekehrt heilt die dritte vage Mahnung nicht, was der ersten an Konkretheit fehlte.
Muss er die Kosten vorher ankündigen? Nein. Eine Pflicht, den Preis der Ersatzvornahme vorab zu beziffern, gibt es nicht. Er trägt aber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die Kosten erforderlich waren, und ihn trifft die Schadensminderungspflicht (§ 254 BGB). Deshalb: Fragen Sie schriftlich nach dem vorgesehenen Drittunternehmer und dessen Angebot — das diszipliniert die Höhe und ist Ihr bestes Material, wenn später gestritten wird.
Was ist „angemessen“? Die Frist bemisst sich nach dem, was zur Erledigung objektiv nötig ist — inklusive Disposition und Materialbeschaffung, aber ohne Rücksicht auf Ihre volle Auftragslage.

Fall 1: Ihr Material blockiert das Folgegewerk

Der häufigste Fall — und der, bei dem am schnellsten gekürzt wird. Die Ausgangslage ist eindeutig: Das Räumen der Baustelle und das Entsorgen des eigenen Abfalls sind nach der ATV DIN 18299 (Abschnitt 4.1) Nebenleistungen — sie gehören auch ohne Erwähnung im Vertrag zu Ihrer Leistung und werden nicht gesondert vergütet. Wer seinen Verschnitt liegen lässt, schuldet dessen Beseitigung.

Stufe	Auftraggeber / Bauleitung	Sie als Auftragnehmer
1 Feststellung	Bautagesbericht mit Foto, Ort und Datum: was liegt wo, welches Gewerk wird behindert	Prüfen, ob es Ihr Material ist — auf Gemeinschaftsbaustellen ist das oft strittig. Eigene Fotos machen
2 Aufforderung	Schriftlich, konkret bezeichnet, mit Datum und Uhrzeit als Frist und dem ausdrücklichen Hinweis: Räumung sonst durch Dritte auf Kosten des AN	Reagieren, auch wenn die Frist knapp ist. Ein „wir räumen am Donnerstag“ ist besser als Schweigen
3 Fristablauf	Erst jetzt Dritten beauftragen — und nur den konkret bezeichneten Umfang	Wenn Sie zwischenzeitlich geräumt haben: sofort melden und dokumentieren
4 Abrechnung	Fremdrechnung, Stundennachweis, Entsorgungsbeleg; Kürzung beziffert und begründet mitteilen	Prüffähige Unterlagen anfordern. Pauschale „Reinigungspauschale 0,5 %“ ohne Beleg zurückweisen
5 Abzug	Aufrechnung mit der Gegenforderung in der nächsten Abschlags- oder der Schlussrechnung	Bei der Schlusszahlung: Vorbehalt erklären (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B)

Was abgezogen werden darf: die tatsächlichen, erforderlichen Räum- und Entsorgungskosten. Kommt es zu einem nachweisbaren Schaden beim Folgegewerk — Stillstand, Wiederanfahrt —, kann auch der über § 280 Abs. 1 BGB dazukommen, aber nur konkret beziffert und Ihnen zurechenbar.

Was nicht abgezogen werden darf: eine pauschale Reinigungs- oder Bauschutt-Umlage aus den Vertragsbedingungen des Auftraggebers ohne echte Gegenleistung, Kosten für Abfall anderer Gewerke, und Kosten, die vor Fristablauf entstanden sind. Und: Waren Ihre Stoffe oder Bauteile vertragswidrig, gibt es dafür einen eigenen Weg — § 4 Abs. 6 VOB/B erlaubt die Entfernung auf Ihre Kosten erst nach Anordnung mit Frist.

Fall 2: Mangel während der Ausführung

Hier ist die Kette gesetzlich vorgezeichnet und schärfer, als viele denken. § 4 Abs. 7 VOB/B: Leistungen, die schon während der Ausführung als mangelhaft erkannt werden, haben Sie auf eigene Kosten zu ersetzen. Kommen Sie dem nicht nach, kann der Auftraggeber eine angemessene Frist setzen und erklären, dass er nach fruchtlosem Ablauf den Vertrag kündigt (§ 8 Abs. 3 VOB/B) — mit Ersatzvornahme zu Ihren Lasten.

Wichtig für beide Seiten: Vor der Abnahme heißt die Drohung Kündigung, nicht „wir lassen es machen“. Ein Auftraggeber, der ohne Kündigung einfach einen Dritten schickt, steht bei der Abrechnung schlechter da. Nach der Abnahme gilt dagegen § 13 Abs. 5 VOB/B: schriftliches Beseitigungsverlangen, angemessene Frist, danach Beseitigung auf Ihre Kosten. Im BGB-Vertrag ist es § 637 BGB — dort kann der Besteller sogar Vorschuss für die voraussichtlichen Kosten verlangen (§ 637 Abs. 3), also Geld, bevor überhaupt etwas gemacht wurde.

Die Frist ist Ihr Schutz — nutzen Sie sie. Solange sie läuft, gehört die Mängelbeseitigung Ihnen. Das ist fast immer die günstigste Variante: Sie machen es mit eigenen Leuten zu Ihren Kosten statt zu den Stundensätzen eines kurzfristig eingekauften Dritten. Wer die Frist verstreichen lässt, bezahlt am Ende den teuersten Handwerker der Baustelle. Mängelrüge nach der Abnahme →

Fall 3: Der Verstoß, der sich nicht heilen lässt — die versäumte Baubesprechung

Im Leistungsverzeichnis steht: „Die Teilnahme an den wöchentlichen Baubesprechungen für die Dauer der Arbeiten ist Vertragsbestandteil.“ Sie waren dreimal nicht da. In der Schlussrechnung stehen 750 € Abzug. Darf das?

Der entscheidende Unterschied zu allen bisherigen Fällen: Es gibt nichts nachzuholen. Eine vergangene Besprechung lässt sich nicht nachträglich besuchen. Damit fällt die ganze Standardkette aus — eine Frist zur Nacherfüllung wäre sinnlos, und ohne Fristsetzung gibt es keinen Schadensersatz statt der Leistung nach § 281 BGB. Übrig bleiben genau zwei Wege:

Konkreter Schaden nach § 280 Abs. 1 BGB. Der Auftraggeber müsste darlegen und beweisen, welcher bezifferbare Schaden gerade durch Ihr Fehlen entstanden ist — etwa eine zusätzliche Abstimmungsrunde, die der Architekt separat abgerechnet hat. „Mehraufwand für Koordination“ als Behauptung genügt nicht. In der Praxis scheitert es meist genau hier.
Eine wirksame Vertragsstrafe. Steht die Sanktion als fester Betrag im Vertrag, ist sie rechtlich eine Vertragsstrafe oder ein pauschalierter Schadensersatz — und stammt sie aus den vorformulierten Bedingungen des Auftraggebers, ist sie AGB und wird am Maßstab des § 307 BGB gemessen.

Prüfpunkt bei der Klausel	Woran sie typischerweise scheitert
Verschulden	Eine verschuldensunabhängige Strafe („bei jedem Fernbleiben“) benachteiligt unangemessen — auch der Stau auf der Autobahn und der Krankheitsfall würden erfasst
Obergrenze und Bezugsgröße	Fehlt eine Deckelung, kippt die Klausel. Und die Bezugsgröße muss stimmen: Der BGH hat eine Vertragsstrafe von 5 % der vorläufigen Auftragssumme im Einheitspreisvertrag für unwirksam erklärt (BGH, Urt. v. 15.02.2024 — VII ZR 42/22)
Nachweis geringeren Schadens	Wird die Klausel als pauschalierter Schadensersatz formuliert, muss dem Auftragnehmer ausdrücklich der Nachweis erlaubt bleiben, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist — sonst ist sie nach dem Maßstab des § 309 Nr. 5 BGB unangemessen
Transparenz	Unklar, wovon der Prozentsatz zu rechnen ist, oder unklar, was als „Teilnahme“ gilt (Bauleiter? Polier? Vertreter?) — geht zu Lasten des Verwenders
Vorbehalt	Die verwirkte Vertragsstrafe ist spätestens bei der Abnahme vorzubehalten. Fehlt der Vorbehalt, ist sie weg — auch wenn Sie tatsächlich gefehlt haben. Vertragsstrafe am Bau →

Das Ergebnis für die Praxis: Ein pauschaler Abzug für versäumte Baubesprechungen ohne wirksame Klausel und ohne bezifferten Schaden hat keine Grundlage — Sie können ihn zurückfordern. Nicht folgenlos ist das Fernbleiben trotzdem: Wer die vertraglich vereinbarte Mitwirkung dauerhaft verweigert, verletzt eine Vertragspflicht, und der Auftraggeber kann daraus über Abmahnung und Fristsetzung bis zur Kündigung aus wichtigem Grund eskalieren. Die billigste Lösung bleibt, jemanden hinzuschicken — notfalls den Polier mit Protokollvollmacht. Kündigung aus wichtigem Grund →

Fall 4: Fehlende Unterlagen und Nachweise

Hier wird häufig die falsche Partei belangt, deshalb zuerst die Zuordnung: Der Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan gehört dem Bauherrn. Er hat den Koordinator zu bestellen, sobald Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber tätig werden, und der Koordinator erstellt den SiGe-Plan (§ 3 BaustellV). Sie schulden nicht den SiGe-Plan, sondern seine Berücksichtigung — und Ihre eigenen Unterlagen: Gefährdungsbeurteilung, Nachweise, Prüfprotokolle, Einweisungen. Ein Abzug „weil kein SiGe-Plan geliefert wurde“ trifft Sie also nur, wenn die Erstellung ausnahmsweise vertraglich Ihnen übertragen war. Prüfen Sie das im Leistungsverzeichnis, bevor Sie zahlen.

Wo Unterlagen tatsächlich Teil Ihrer Leistung sind — Aufmaße, Revisions- und Bestandsunterlagen, Wartungsanleitungen, Prüfbescheinigungen —, ist das Werk ohne sie nicht vollständig. Dann greift kein Abzug, sondern eine Zurückbehaltung (§ 320 BGB): Der Auftraggeber darf zahlen verweigern, bis geliefert ist — aber nur in angemessenem Umfang. Ist der offene Teil verhältnismäßig geringfügig, wäre eine vollständige Zahlungsverweigerung treuwidrig (§ 320 Abs. 2 BGB).

Zurückbehalt ist kein Abzug — der Unterschied ist Ihr Geld. Ein Zurückbehalt ist vorübergehend: Sobald Sie liefern, muss ausgezahlt werden, in voller Höhe. Ein Abzug ist endgültig. Wer Ihnen 4.000 € „wegen fehlender Revisionsunterlagen“ streicht, meint fast immer einen Zurückbehalt — dann fordern Sie nach Übergabe der Unterlagen sofort und schriftlich die Auszahlung. Ein Sonderfall steht in § 14 Abs. 4 VOB/B: Reichen Sie trotz gesetzter angemessener Frist keine prüfbare Rechnung ein, darf der Auftraggeber sie selbst auf Ihre Kosten aufstellen. Das ist dann ein echter Abzug.

Sonderfall Gefährdungsbeurteilung — Ihre eigene Pflicht, nicht die des Auftraggebers

Die Gefährdungsbeurteilung ist etwas anderes als der SiGe-Plan, und die Verwechslung kostet regelmäßig Geld. Sie ist eine Arbeitgeberpflicht aus dem Arbeitsschutzrecht: Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind (§ 5 ArbSchG), und über Unterlagen zu verfügen, aus denen Ergebnis, festgelegte Maßnahmen und deren Überprüfung ersichtlich sind (§ 6 ArbSchG). Diese Pflicht haben Sie gegenüber dem Arbeitsschutz — nicht automatisch gegenüber Ihrem Auftraggeber. Einen vertraglichen Anspruch auf Vorlage hat er nur, wenn das im Vertrag oder im Leistungsverzeichnis steht. Steht es dort, ist es eine vertragliche Nebenpflicht — und dann gilt der Rest dieses Abschnitts.

Was passiert, solange der Auftrag läuft, hat drei Ebenen — und die härteste ist nicht der Abzug:

Auf der Baustelle: Bauherr und Koordinator können den Arbeitsbeginn verweigern. Arbeitgeber haben auf Baustellen die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen umzusetzen, den Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan zu berücksichtigen und die Hinweise des Koordinators zu beachten (§ 5 BaustellV); wer Fremdbeschäftigte in seinem Bereich tätig werden lässt, muss sich vergewissern, dass diese angemessene Anweisungen erhalten haben (§ 8 ArbSchG). Kein Nachweis, kein Zutritt — und die Bauzeit läuft trotzdem weiter.
Behördlich: Das Fehlen der Beurteilung ist nach dem Arbeitsschutzgesetz nicht unmittelbar bußgeldbewehrt — dort trifft es erst, wer eine vollziehbare Anordnung der Behörde missachtet (§ 22 Abs. 3, § 25 Abs. 1 Nr. 2a ArbSchG: bis 30.000 €). Direkt greift dagegen die Betriebssicherheitsverordnung: Wer entgegen § 3 Abs. 1 Satz 1 BetrSichV eine Gefährdung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig beurteilt, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 1 BetrSichV i. V. m. § 25 Abs. 1 Nr. 1 ArbSchG: bis 5.000 €).
Im Schadensfall: Hier wird es existenziell. Passiert ein Unfall und fehlte die Beurteilung, steht der Vorwurf des Organisationsverschuldens im Raum — mit Rückgriff des Unfallversicherungsträgers, wenn der Versicherungsfall vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt wurde (§ 110 SGB VII).

Und wenn sie nie geliefert wurde, der Auftrag fertig ist und die Schlussrechnung läuft?

Das ist die eigentlich interessante Frage — und die Antwort fällt anders aus als bei der Baubesprechung. Zwei Dinge, die ständig vermischt werden, muss man auseinanderhalten:

Die Übergabe des Dokuments ist fast immer noch nachholbar. Jeder Betrieb mit Beschäftigten muss ohnehin über eine Gefährdungsbeurteilung verfügen (§§ 5, 6 ArbSchG). Existiert sie, ist ihre Übergabe eine Handlung, die Sie heute noch vornehmen können — anders als der Besuch einer Besprechung, die vorbei ist. Damit ist der Verstoß heilbar, und die richtige Rechtsfolge ist ein Zurückbehalt, kein Abzug: Sie liefern nach, und der zurückgehaltene Betrag ist in voller Höhe auszuzahlen.
Nicht nachholbar ist die Rechtzeitigkeit. Geschuldet war sie vor Aufnahme der Arbeiten — die Betriebssicherheitsverordnung verlangt die Dokumentation ausdrücklich vor der erstmaligen Verwendung der Arbeitsmittel (§ 3 Abs. 8 BetrSichV). Der Zweck der vertraglichen Vorlagepflicht — dass der Koordinator die Gefährdungen der Gewerke aufeinander abstimmen kann — ist endgültig verpasst. Insoweit liegt der Fall tatsächlich wie bei der versäumten Baubesprechung.

Was Sie in dieser Lage auf keinen Fall tun sollten: die Beurteilung nachträglich erstellen und auf den Baubeginn zurückdatieren. Das ist keine Heilung, sondern eine unrichtige Dokumentation — im Anwendungsbereich der BetrSichV ohnehin selbst ordnungswidrig („nicht richtig … beurteilt“) und im Unfallfall die denkbar schlechteste Beweislage, weil aus einem Organisationsmangel dann schnell ein Vorsatzvorwurf wird. Richtig ist: das vorhandene Dokument mit seinem tatsächlichen Datum übergeben — und wenn es keines gab, das offen sagen und für die nächsten Aufträge nachholen.

Für den Abzug in der Schlussrechnung heißt das: Der Auftraggeber kommt an Ihr Geld nur über die üblichen Wege — und nur über diese:

Weg	Trägt er?	Warum
Eigene LV-Position für Erstellung oder Vorlage der Unterlagen wird gestrichen	Ja — der klarste Fall	Kein Schadensersatz, sondern schlicht nicht erbrachte Leistung: Was nicht geliefert wurde, ist nicht abzurechnen
Zurückbehalt bis zur Übergabe (§ 320 BGB)	Ja, aber nur angemessen	Solange die Vorlage geschuldet und möglich ist. Ein Dokument rechtfertigt keinen Einbehalt von 10 % der Auftragssumme — bei verhältnismäßiger Geringfügigkeit wäre die Verweigerung treuwidrig (§ 320 Abs. 2 BGB)
Konkreter Schaden (§ 280 Abs. 1 BGB)	nur mit Nachweis	Etwa ein Bußgeld, das den Bauherrn getroffen hat, oder separat abgerechneter Mehraufwand des Koordinators — beziffert und Ihnen zurechenbar
Vertragsstrafe	nur bei wirksamer Klausel	Gleiche Prüfung wie bei der Baubesprechung — einschließlich Vorbehalt bei der Abnahme
Pauschaler Abzug „Unterlage fehlt, 2 % ab“	Nein	Keine Anspruchsgrundlage — weder Aufrechnung noch ein vertraglich oder gesetzlich vorgesehener Einbehalt (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B)

Und der praktische Rat, der in beide Richtungen gilt: Wer die Vorlage solcher Nachweise wirklich durchsetzen will, knüpft sie an den Arbeitsbeginn, nicht an die Schlusszahlung. Vorher ist sie ein wirksames Druckmittel, das zugleich ihren arbeitsschutzrechtlichen Zweck erfüllt. Nach der Fertigstellung ist sie nur noch ein Papier, um das gestritten wird.

Wo darf gekürzt werden — Abschlag oder Schlussrechnung?

Abschlagszahlungen: Gegenforderungen dürfen einbehalten werden, andere Einbehalte nur in den vertraglich oder gesetzlich vorgesehenen Fällen (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B). Abschläge werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig. Achtung: Geprüft und gezahlt heißt nicht anerkannt — das gilt in beide Richtungen. Die Irrtümer bei Abschlagsrechnungen →
Schlussrechnung: fällig alsbald nach Prüfung und Feststellung, spätestens 30 Tage nach Zugang, bei sachlicher Rechtfertigung bis zu 60 Tage. Und die Falle: Die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus, wenn Sie über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen wurden (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B).
Nach der Abnahme mit Mängeln: Der Druckzuschlag nach § 641 Abs. 3 BGB deckelt sich selbst — „angemessen ist in der Regel das Doppelte“ der Beseitigungskosten. Wer bei einem 800-€-Mangel 12.000 € einbehält, hält zu viel zurück. Mit der Beseitigung entfällt der Einbehalt vollständig.

Gekürzt worden? Ihre Kette, in der richtigen Reihenfolge

Grundlage abfragen — schriftlich. Welcher Anspruch, aus welcher Vorschrift, aufgrund welcher Aufforderung, mit welcher Frist? Diese vier Angaben muss der Auftraggeber liefern können. Kann er es nicht, ist der Abzug angreifbar.
Belege verlangen. Bei Ersatzvornahme: Fremdrechnung, Leistungsnachweis, Entsorgungsbelege. Prüfen Sie auf Mitentsorgung fremden Abfalls und auf Positionen, die vor Fristablauf entstanden sind.
Vertragsstrafe zuerst formal prüfen. Vorbehalt bei der Abnahme vorhanden? Wenn nein, ist der Abzug erledigt — ohne dass es auf die Klausel überhaupt ankommt.
Zurückbehalt vom Abzug trennen. Was nur zurückbehalten ist, holen Sie durch Liefern zurück. Liefern, melden, Auszahlung mit Frist verlangen.
Vorbehalt erklären, bevor Sie die Schlusszahlung annehmen — sonst greift die Ausschlusswirkung des § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B.
Frist setzen und Druck aufbauen. Bleibt der Abzug unbegründet: Zahlungsfrist setzen. Läuft noch Leistung, ist die Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB das schärfste Mittel — sie ist unabdingbar. § 650f in der Praxis →

Die fünf teuersten Irrtümer

„Der Architekt hat gekürzt.“ Er prüft. Kürzen kann nur der Auftraggeber — fragen Sie nach dem Absender und der Vollmacht.
Die Frist verstreichen lassen. Solange sie läuft, gehört die Arbeit Ihnen — zu Ihren Kosten. Danach zahlen Sie fremde Stundensätze.
Pauschalen für bare Münze nehmen. „Reinigungsumlage“, „Bauschuttpauschale“, „Koordinationszuschlag“: ohne wirksame Vereinbarung und ohne Beleg kein Anspruch.
Den Vorbehalt vergessen. Die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung kostet Sie Nachforderungen — spiegelbildlich kostet den Auftraggeber der fehlende Vorbehalt bei der Abnahme die Vertragsstrafe.
Zurückbehalt als endgültig hinnehmen. Wer die fehlenden Unterlagen nachreicht und dann nicht sofort schriftlich Auszahlung verlangt, lässt Geld liegen.

Weiterlesen im Ratgeber: Sicherheitseinbehalt & Sperrkonto → · Vertragsstrafe am Bau → · Rechnungsprüfung durch den Planer → · Abschlagsrechnungen: die Irrtümer → · Mängelrüge nach der Abnahme → · Bauhandwerkersicherung § 650f →

Für den Betrieb

Widerspruch, Vorbehalt, Fristsetzung — formsicher in Minuten

Jeder Schritt dieser Kette ist ein Schreiben, das sitzen muss: die Anforderung der Abzugsgrundlage, der Vorbehalt vor Annahme der Schlusszahlung, die Zahlungsfrist, das Sicherheitsverlangen nach § 650f. Der KI-Werkzeugkasten macht daraus aus Ihren Auftragsdaten fertige PDFs — und der KI-Bautagesbericht liefert die Dokumentation, mit der Sie später beweisen, dass geräumt war.

Zum Werkzeugkasten →

Häufige Fragen

Darf der Architekt meine Rechnung kürzen?

Nein. Er prüft die Rechnung und gibt sie frei oder nicht; die Kürzung ist eine Erklärung des Auftraggebers. Ohne ausdrückliche Vollmacht kann der Architekt keine Ansprüche geltend machen und keine Zahlungen verbindlich kürzen.

Braucht jeder Abzug eine Grundlage?

Ja. Nach § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B können Gegenforderungen einbehalten werden; andere Einbehalte sind nur in den vertraglich oder gesetzlich vorgesehenen Fällen zulässig. Pauschales Kürzen „nach Gefühl“ ist unzulässig.

Muss die Ersatzvornahme angedroht werden?

Ja. Es braucht eine konkrete Aufforderung, eine angemessene Frist und die Erklärung, dass nach fruchtlosem Ablauf auf Ihre Kosten ein Dritter beauftragt wird. Während der Ausführung sieht § 4 Abs. 7 i. V. m. § 8 Abs. 3 VOB/B dabei die Kündigungsandrohung vor.

Wie oft muss der Auftraggeber auffordern?

Einmal — sofern die Aufforderung konkret genug ist und eine angemessene Frist enthält. Mehrfaches Erinnern ist keine Voraussetzung, verbessert aber seine Beweislage.

Muss er mir die Kosten vorher nennen?

Nein, eine Pflicht zur Vorab-Bezifferung gibt es nicht. Er muss aber später beweisen, dass die Kosten erforderlich waren, und ihn trifft die Schadensminderungspflicht. Fragen Sie trotzdem schriftlich nach dem vorgesehenen Drittunternehmer.

Wie lang ist eine angemessene Frist?

Es gibt keinen festen Wert. Sie bemisst sich nach dem, was zur Erledigung objektiv nötig ist — beim Räumen einer Baustelle Stunden bis Tage, bei einer Mängelbeseitigung deutlich länger. Sicher ist eine kalendermäßig bestimmte Frist mit Datum.

Muss ich meinen Bauschutt selbst entsorgen?

Ja. Das Räumen der Baustelle und das Entsorgen des eigenen Abfalls sind nach der ATV DIN 18299 Nebenleistungen — sie gehören ohne besondere Vergütung zur vertraglichen Leistung.

Ist eine pauschale Reinigungs- oder Bauschutt-Umlage zulässig?

In vorformulierten Bedingungen des Auftraggebers ist sie angreifbar. Das OLG Brandenburg hat eine Sammelumlage insgesamt gekippt, weil bereits der Bauschutt-Anteil unzulässig war (12 U 34/20). Zulässig ist so etwas nur als echtes Gestellungsverhältnis mit Gegenleistung.

Darf mir etwas abgezogen werden, weil ich bei der Baubesprechung gefehlt habe?

Nur über eine wirksame Vertragsstrafenklausel oder über einen konkret bezifferten Schaden nach § 280 Abs. 1 BGB. Eine Frist zur Nacherfüllung scheidet aus, weil sich die versäumte Besprechung nicht nachholen lässt — ein Pauschalabzug ohne Klausel und ohne Schadensnachweis hat keine Grundlage.

Woran scheitern solche Klauseln meistens?

An fehlendem Verschuldenserfordernis, fehlender Obergrenze, unklarer Bezugsgröße (BGH VII ZR 42/22), fehlender Möglichkeit zum Nachweis eines geringeren Schadens und an Intransparenz. Und häufig am fehlenden Vorbehalt bei der Abnahme.

Muss ich den SiGe-Plan liefern?

In der Regel nicht. Der Bauherr bestellt den Koordinator, dieser erstellt den Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (§ 3 BaustellV). Sie schulden dessen Berücksichtigung und Ihre eigenen Unterlagen. Etwas anderes gilt nur, wenn der Vertrag die Erstellung ausdrücklich Ihnen überträgt.

Muss ich dem Auftraggeber meine Gefährdungsbeurteilung vorlegen?

Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG schulden Sie dem Arbeitsschutz, nicht automatisch Ihrem Auftraggeber. Einen vertraglichen Anspruch auf Vorlage hat er nur, wenn das im Vertrag oder Leistungsverzeichnis steht — dann ist es eine vertragliche Nebenpflicht.

Was passiert, wenn ich die Gefährdungsbeurteilung nicht liefere?

Drei Ebenen: Bauherr und Koordinator können den Arbeitsbeginn verweigern; behördlich droht ein Bußgeld — unmittelbar über § 3 Abs. 1 BetrSichV i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 BetrSichV (bis 5.000 €), bei Missachtung einer vollziehbaren Anordnung nach § 25 Abs. 1 Nr. 2a ArbSchG bis 30.000 €; und im Unfallfall droht der Rückgriff des Unfallversicherungsträgers bei grober Fahrlässigkeit (§ 110 SGB VII).

Der Auftrag ist fertig und die Beurteilung wurde nie übergeben — ist das noch heilbar?

Die Übergabe ja, die Rechtzeitigkeit nein. Existiert das Dokument, können Sie es jederzeit nachreichen — dann handelt es sich um einen Zurückbehalt, der nach Übergabe voll auszuzahlen ist. Nicht nachholbar ist, dass die Dokumentation vor der erstmaligen Verwendung der Arbeitsmittel geschuldet war (§ 3 Abs. 8 BetrSichV); insoweit ist der Verstoß wie die versäumte Baubesprechung endgültig.

Darf ich die Beurteilung nachträglich erstellen und zurückdatieren?

Nein. Das ist keine Heilung, sondern eine unrichtige Dokumentation — im Anwendungsbereich der BetrSichV selbst ordnungswidrig und im Unfallfall die schlechteste denkbare Beweislage. Übergeben Sie das vorhandene Dokument mit seinem tatsächlichen Datum.

Was darf der Auftraggeber dann überhaupt noch abziehen?

War die Erstellung oder Vorlage eine eigene Position im Leistungsverzeichnis, darf er sie streichen — nicht als Strafe, sondern weil die Leistung nicht erbracht wurde. Darüber hinaus nur ein konkret bezifferter Schaden oder eine wirksame Vertragsstrafe. Ein pauschaler Abzug „weil die Unterlage fehlt“ hat keine Grundlage.

Was ist der Unterschied zwischen Einbehalt und Abzug?

Ein Zurückbehalt ist vorübergehend: Sobald Sie die offene Leistung erbringen, ist in voller Höhe auszuzahlen. Ein Abzug ist endgültig und setzt eine Gegenforderung voraus. Bei fehlenden Unterlagen handelt es sich fast immer um einen Zurückbehalt.

Wie viel darf wegen eines Mangels einbehalten werden?

Nach § 641 Abs. 3 BGB ein angemessener Teil — in der Regel das Doppelte der für die Mängelbeseitigung erforderlichen Kosten. Nach der Beseitigung entfällt der Einbehalt vollständig.

Was mache ich, wenn die Kürzung unbegründet ist?

Grundlage und Belege schriftlich anfordern, Vorbehalt vor Annahme der Schlusszahlung erklären (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B), Zahlungsfrist setzen — und bei laufender Leistung Sicherheit nach § 650f BGB verlangen.

Geprüft von Lukas Beck — Maschinenbau- und Bauingenieur, früher Bauleiter im Roh- und Schlüsselfertigbau und GF eines Bauunternehmens, heute Projektsteuerer. Hat Rechnungen geprüft und gekürzt — und als Geschäftsführer erlebt, wie schnell ein Abzug in sich zusammenfällt, wenn jemand sachlich nach der Grundlage fragt.

Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Zitierte Entscheidungen: OLG Brandenburg, Urt. v. 20.08.2020 — 12 U 34/20 (Unwirksamkeit einer pauschalen Umlageklausel); BGH, Urt. v. 15.02.2024 — VII ZR 42/22 (Vertragsstrafe, Bezugsgröße beim Einheitspreisvertrag). Rechtsgrundlagen: §§ 4, 8, 11, 13, 14, 16, 17 VOB/B; ATV DIN 18299 Abschnitt 4 (Nebenleistungen); §§ 254, 280, 281, 320, 339 ff., 637, 641, 650f BGB; § 307 und der Maßstab des § 309 Nr. 5 BGB; §§ 3, 5 BaustellV; §§ 5, 6, 8, 22, 25 ArbSchG; §§ 3, 22 BetrSichV; § 110 SGB VII. Bußgeldrahmen nach § 25 Abs. 2 ArbSchG: bis 30.000 € bei Missachtung einer vollziehbaren Anordnung durch den Arbeitgeber (Abs. 1 Nr. 2a), bis 5.000 € bei Verstößen gegen Rechtsverordnungen (Abs. 1 Nr. 1). Zur Wirksamkeit von Vertragsstrafen für versäumte Baubesprechungen ist keine höchstrichterliche Entscheidung ersichtlich; die Darstellung folgt den allgemeinen Maßstäben der AGB-Inhaltskontrolle. Die Abschnittsnummerierung der ATV DIN 18299 folgt der aktuellen Ausgabe; maßgeblich ist die dem Vertrag zugrunde gelegte Fassung. Ob §§ 308, 309 BGB gegenüber Unternehmern gelten, richtet sich nach § 310 Abs. 1 BGB — sie wirken dort nur als Wertungsmaßstab im Rahmen des § 307 BGB.