Ratgeber / Kosten & Abrechnung
Rechnungsprüfung durch den Planer: prüfen, kürzen, freigeben — und wofür er haftet
Die Prüfung der Handwerker- und Unternehmerrechnungen ist eine Grundleistung des Objekt- und Fachplaners in der Leistungsphase 8 — rechnerisch, sachlich-fachtechnisch und vertraglich. Der Planer schuldet dabei die Prüfung und die Zahlungsempfehlung, nicht die bindende Freigabe: Die Entscheidung über die Zahlung bleibt beim Bauherrn. Jeder Abzug braucht eine Vertrags- oder Gesetzesgrundlage; pauschales Kürzen ist unzulässig. Und beim Steuerabzug nach § 48 EStG endet die Zuständigkeit des Planers dort, wo die des Steuerberaters beginnt.
Die Rechnung liegt auf dem Tisch — „Kann ich zahlen?“
Es ist der wiederkehrende Moment in jedem Bauprojekt: Die 4. Abschlagsrechnung des Rohbauunternehmers liegt auf dem Tisch, 180.000 € brutto, und der Bauherr stellt die eine Frage, die den Planer in LPH 8 am meisten Zeit kostet — „Kann ich das zahlen?“ Genau um die Antwort geht es hier. Sie ist keine Formsache, die man mit einem Stempel erledigt. Hinter ihr steckt eine Leistung, für die der Planer bezahlt wird, für die er haftet, wenn er sie falsch erbringt — und die er trotzdem nicht selbst entscheiden darf.
Dieser Beitrag beschreibt die Prüfung der Unternehmerrechnung durch den Planer. Die Gegenrichtung — der Bauherr prüft die Honorarrechnung des Architekten — ist ein anderes Thema mit eigenen Regeln; dazu unten der Querverweis.
Was der Planer schuldet: Rechnungsprüfung als Grundleistung der LPH 8
Die Rechnungsprüfung ist kein Zusatzauftrag, den man extra vergütet bekommt. Die HOAI führt sie als Grundleistung der Leistungsphase 8 („Objektüberwachung — Bauüberwachung und Dokumentation“) auf — für die Objektplanung Gebäude nach Anlage 10.1, für die Technische Ausrüstung parallel nach Anlage 15.1. Sinngemäß gehören dazu das Prüfen der Rechnungen einschließlich der Aufmaße der bauausführenden Unternehmen, das gemeinsame Aufmaß und die Kostenkontrolle durch Vergleich der Leistungsabrechnung mit den Vertragspreisen und dem Kostenanschlag. Wer die LPH 8 beauftragt, hat die Rechnungsprüfung also bereits mitbeauftragt — und mit der LPH 8 die honorarstärkste Phase überhaupt.
Jeder Planer prüft dabei die Rechnungen seines Zuständigkeitsbereichs: der Objektüberwacher die Roh- und Ausbaugewerke, der TGA-Fachplaner die technischen Gewerke seiner Anlagengruppen. Bei getrennter Beauftragung gehört die Schnittstelle — wer prüft „gemischte“ Rechnungen, wer führt rechnerisch zusammen — in den Vertrag. Nicht als Grundleistung geschuldet, sondern gesondert vereinbar sind dagegen etwa das Aufstellen und Fortschreiben eines Zahlungsplans oder das Prüfen und Werten von Nachträgen in besonderem Umfang.
Das Prüfschema: drei Ebenen
Wie tief muss die Prüfung gehen? Das Kammergericht Berlin hat die Struktur klar benannt: Der bauleitende Architekt hat Abschlagsrechnungen darauf zu prüfen, ob sie der vertraglichen Vereinbarung entsprechen, ob sie fachtechnisch und rechnerisch richtig und ob die zugrunde liegenden Leistungen erbracht sind (KG Berlin, Urt. v. 06.01.2005 — 27 U 267/03). Daraus ergeben sich drei Prüfebenen. Wichtig: Diese Dreiteilung ist Systematik der Praxis und der Rechtsprechung, kein HOAI-Wortlaut — aber sie ist der Maßstab, an dem eine Prüfung gemessen wird.
| Prüfebene | Was geprüft wird |
|---|---|
| Rechnerisch | Das reine Rechenwerk: Mengen × Einheitspreise, Zwischen- und Endsummen, Übertragungen, korrekter Umsatzsteuer-Ausweis (Satz; bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmern ggf. Reverse-Charge nach § 13b UStG), keine Doppelabrechnung, richtige Verrechnung der bisherigen Abschläge. |
| Sachlich-fachtechnisch | Ist die Leistung erbracht und mangelfrei? Mengen gegen das gemeinsame Aufmaß, Massen gegen Pläne und Bautagebuch, geforderte Nachweise (Wiege-, Liefer-, Stundenzettel), Qualität und Bautenstand. |
| Vertraglich | Vereinbarte Einheits- oder Pauschalpreise (LV-Position ↔ Rechnungsposition), Nachträge nur, wenn beauftragt, VOB/C-Abrechnungsregeln (Übermessung, Aufmaß nach Zeichnung), Stundenlohn nur mit anerkannten Stundenlohnzetteln (§ 15 VOB/B), Skonto und Nachlass laut Vertrag. |
Die drei Ebenen greifen ineinander: Ohne sauberes gemeinsames Aufmaß und ohne Bautagebuch aus der Bauüberwachung lässt sich die fachtechnische Ebene gar nicht belastbar prüfen. Wer die Ausführung nicht ordentlich überwacht hat, kann die Mengen später nicht ernsthaft kontrollieren — ohne Überwachungsdokumentation keine belastbare Rechnungsprüfung.
Abschlag oder Schluss — und welche Fristen laufen
Der Prüfmaßstab ist bei Abschlags- und Schlussrechnung derselbe, die Rechtsfolgen sind es nicht. Abschlagsrechnungen weisen die kumulierte, bis dahin nachgewiesene vertragsgemäße Leistung aus, abzüglich aller bisherigen Zahlungen — sie sind vorläufig: Der Prüfer darf jede Position in der Schlussrechnung neu bewerten. Der Anspruch auf Abschlagszahlung wird nach VOB/B 21 Tage nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Die Schlussrechnung ist die abschließende Saldoabrechnung; sie wird nach Prüfung fällig, spätestens 30 Tage nach Zugang, bis zu 60 Tage nur bei ausdrücklicher, sachlich gerechtfertigter Vereinbarung (§ 16 Abs. 3 VOB/B). Im gesetzlichen Bauvertrag ergänzt § 650g Abs. 4 BGB dies um Abnahme und prüffähige Schlussrechnung.
Die Prüfbarkeit muss man rechtzeitig rügen: Wer als Auftraggeber die fehlende Prüfbarkeit einer Rechnung nicht binnen zwei Monaten nach Zugang beanstandet, kann sich später nicht mehr darauf berufen — die Rechnung wird fällig und ist dann in der Sache zu prüfen (BGH, Urt. v. 23.09.2004 — VII ZR 173/03; bestätigt durch BGH, Urt. v. 22.12.2005 — VII ZR 316/03). Die Prüfbarkeit ist also nichts, was man aussitzen darf.
Die Fristen sind ein Nebenschauplatz dieses Artikels — vertieft sind sie an anderer Stelle. Hier geht es um das Was der Prüfung: die Abzüge und die Haftung.
Die Abzüge: nichts ohne Grundlage
Hier liegt der eigentliche Kern. Der Grundsatz steht in § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B: Über die Aufrechnung mit Gegenforderungen hinaus sind Einbehalte nur in den vertraglich und gesetzlich vorgesehenen Fällen zulässig. Jeder Abzug braucht also eine benennbare Grundlage — pauschales Kürzen „nach Gefühl“ ist unzulässig und macht die Prüfung angreifbar. Die wichtigsten Abzüge und ihre Fallstricke:
| Abzug | Grundlage | Fallstrick |
|---|---|---|
| Sicherheitseinbehalt | § 17 VOB/B | In der Regel bis 10 % (Vertragserfüllung) bzw. 5 % (Gewährleistung) laut Vertrag; der AN darf gegen Bürgschaft austauschen. Bar einbehaltenes Geld ist auf ein Sperrkonto einzuzahlen (§ 17 Abs. 6 VOB/B) — sonst kann der AN Auszahlung verlangen. → Sicherheitseinbehalt & Sperrkonto |
| Skonto | nur bei ausdrücklicher Vereinbarung | Ein nicht vereinbarter Skontoabzug ist unzulässig (§ 16 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B). Ob die Skontofrist gewahrt ist, hängt vom Einzelfall und der Klausel ab (Zahlungseingang, Absendung oder Wertstellung) — nicht pauschal am Rechnungseingang festmachen. |
| Nachlass / Rabatt | Verhandlungsprotokoll / Auftrag | Nur wirksam, wenn verbindlich vereinbart und dokumentiert; klar definieren, ob auf Netto und ob auch auf Nachträge. |
| Vertragsstrafe | § 11 VOB/B; Vorbehalt bei der Abnahme (§ 11 Abs. 4 VOB/B / § 341 Abs. 3 BGB) | Ohne Vorbehalt spätestens bei der Abnahme ist die verwirkte Strafe verloren — der Abzug in der Schlussrechnung geht dann ins Leere. → Vertragsstrafe am Bau |
| Mängeleinbehalt / Druckzuschlag | § 641 Abs. 3 BGB | Setzt einen fälligen Mangelbeseitigungsanspruch voraus; einbehalten werden darf ein angemessener Teil, in der Regel das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten, solange der Mangel nicht beseitigt ist. |
| Baustrom / Bauwasser / Bauschutt, Umlagen | nur bei wirksamer Vereinbarung | Pauschale Umlage-Klauseln in AGB des Auftraggebers sind unwirksam (dazu der Hinweis unten). |
Die Bauabzugsteuer: 15 Prozent, die den Bauherrn treffen
Ein Sonderthema, das an vielen Prüftischen für Unsicherheit sorgt — hier ehrlich und mit klaren Grenzen. Wer eine Bauleistung im Inland an einen Unternehmer oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts erbringt, löst den Steuerabzug nach §§ 48 ff. EStG aus: Der Leistungsempfänger — also der Bauherr, sofern er Unternehmer ist — muss 15 % der Gegenleistung (Entgelt inklusive Umsatzsteuer) einbehalten und ans Finanzamt des Handwerkers abführen. Zwei Entlastungen gibt es:
- Freigrenzen (§ 48 Abs. 2 EStG): Der Abzug entfällt, wenn die Gegenleistung an denselben Leistungsempfänger im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 € nicht übersteigt — bzw. 15.000 €, wenn der Leistungsempfänger ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze ausführt.
- Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG): Legt der Handwerker eine im Zeitpunkt der Zahlung gültige Freistellungsbescheinigung vor, entfällt der Abzug. Ihre Gültigkeit lässt sich beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch prüfen — eine abgeheftete alte Kopie genügt nicht, entscheidend ist der Stand am Zahltag.
Die Haftung trägt der Bauherr: Er haftet für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag (§ 48a Abs. 3 EStG) — es sei denn, ihm lag eine gültige Freistellungsbescheinigung vor, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen durfte. Für das Honorar des Planers selbst wird übrigens nichts einbehalten: Reine Planungs- und Überwachungsleistungen sind nach dem BMF keine Bauleistungen im Sinne der §§ 48 ff. EStG. Der Steuerabzug betrifft nur die Handwerker- und Unternehmerrechnungen, die der Planer prüft.
Wofür der Planer haftet
Prüft der Planer falsch und wird zu viel gezahlt, haftet er dem Bauherrn auf Schadensersatz — aber nicht so schnell, wie viele denken. Das Kammergericht hat den entscheidenden Gedanken formuliert: Nicht schon die Überzahlung ist der Schaden. Denn zu viel Gezahltes kann der Bauherr gegen spätere Forderungen verrechnen oder vom Unternehmer zurückfordern. Ein ersatzfähiger Schaden entsteht erst, wenn diese Rückforderung gegen den Unternehmer uneinbringlich wird — der Schulfall ist die Insolvenz des Handwerkers nach einer Kündigung wegen Mängeln (KG Berlin — 27 U 267/03). Die Überzahlung ist zunächst nur eine Vermögensgefährdung; der Rückforderungsanspruch ist ein anzurechnender Vorteil.
Strenger wird es, wenn der Planer eine Zahlungsempfehlung ohne Prüfvorbehalt abgibt: Dann darf sich der Bauherr darauf verlassen und muss die Zahlung nicht selbst noch einmal überprüfen. Ist die Empfehlung falsch, muss der Architekt den überzahlten Betrag erstatten (OLG Frankfurt, Urt. v. 31.03.2016 — 6 U 36/15). Umgekehrt kann die Haftung entfallen, wenn die Überzahlung gar nicht auf einen Prüffehler zurückgeht — etwa weil der Bauherr eigenmächtig, an der Prüfung vorbei gezahlt hat; das unterbricht den Zurechnungszusammenhang.
Die Kehrseite trifft den Bauherrn: Kürzt der Planer unberechtigt zu viel, gerät der Bauherr gegenüber dem Handwerker in Zahlungsverzug — mit Verzugszinsen (§ 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B) und dem Risiko, dass der Planer für diesen Verzugsschaden einzustehen hat. Zu streng geprüft ist also nicht die sichere Seite.
Prüfvermerk und Zahlungsfreigabe: prüfen ja, anerkennen nein
Auf einen ordentlichen Prüfvermerk gehören: Prüfer und Funktion, Datum, geprüfte Rechnung (Nr., Datum, Gewerk, Auftrag), die geprüften Beträge (Rechnungssumme → anerkannte Leistung), Kürzungen mit Begründung je Position, die Einbehalte (Sicherheitseinbehalt, Skonto, Nachlass, Vertragsstrafe-Vorbehalt, Mängeleinbehalt), die Verrechnung der bisherigen Zahlungen und der freigegebene bzw. empfohlene Zahlbetrag (netto/USt/brutto) — gegebenenfalls mit dem Hinweis zur § 48b-Bescheinigung. Das Ganze revisionssicher dokumentiert.
Entscheidend ist die Rechtswirkung gegenüber dem Unternehmer: Der Vermerk „geprüft und rechnerisch richtig“ ist kein deklaratorisches Schuldanerkenntnis des Bauherrn und kein Verzicht auf spätere Einwendungen. Abschläge bleiben vorläufig; der Bauherr kann in der Schlussrechnung neu bewerten und Überzahlungen zurückfordern. Diesen Grundsatz — und warum der „geprüft“-Stempel niemanden bindet — vertieft der Artikel zu den Abschlagsrechnungs-Irrtümern.
Die saubere Konsequenz ist das Vier-Augen-Prinzip: Der Planer oder Projektsteuerer prüft und empfiehlt, die Freigabeentscheidung und die Zahlung trifft der Bauherr. Das trennt Zuständigkeit und Haftung — und deckt sich mit der Entscheidungshoheit, die schon in der HOAI-Grundleistung angelegt ist.
Die häufigsten Fehler
- Pauschal kürzen ohne Grundlage — verstößt gegen § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B; jeder Abzug braucht eine Vertrags- oder Gesetzesgrundlage.
- Nicht beauftragte Nachträge mitbezahlen — einseitig angemeldete Nachträge sind nicht berechtigt, solange sie nicht beauftragt sind.
- Mengen ohne Aufmaß durchwinken — die fachtechnische Prüfung ohne gemeinsames Aufmaß und Massennachweis ist wertlos; VOB/C-Übermessungsregeln übersehen.
- Abschläge nicht kumuliert prüfen — Einzelrechnungen ohne Verrechnung der bisherigen Zahlungen führen zur Überzahlung.
- Sicherheitseinbehalt bar behalten statt auf ein Sperrkonto (§ 17 Abs. 6 VOB/B) — der AN kann Auszahlung verlangen.
- Vertragsstrafe erst in der Schlussrechnung abziehen — ohne Vorbehalt bei der Abnahme ist sie verloren.
- Skonto ziehen ohne Vereinbarung oder mit falscher Fristberechnung.
- Pauschale Baustrom-/Bauwasser-/Bauschutt-Umlage aus einer AGB-Klausel abziehen — häufig unwirksam.
- § 48b-Bescheinigung nur als alte Kopie ablegen, statt die Gültigkeit am Zahltag zu prüfen — die Haftung trägt der Bauherr.
- Zahlungsempfehlung ohne Prüfvorbehalt und über die eigene Vollmacht hinaus — die klassische Haftungsfalle.
Weiterlesen im Ratgeber: Architektenrechnungen prüfen: die Gegenrichtung — Honorar des Planers → · Abschlagsrechnungen: „geprüft“ ist kein Anerkenntnis →
Rechnungsprüfung der LP 8 digital führen
Die Rechnungsprüfung ist Grundleistung der LP 8, mit Haftung, Fristen und einem sauber herzuleitenden Zahlbetrag. Wer Prüfvermerke und Zahlungsfreigaben digital dokumentiert, hält die drei Prüfebenen nachvollziehbar zusammen.
Für Architekten & Planer →Häufige Fragen
Muss der Architekt die Rechnung „freigeben“ oder nur prüfen?
Er schuldet die Prüfung und eine Zahlungsempfehlung als Grundleistung der LPH 8. Die Zahlungsentscheidung trifft der Bauherr; eine bindende Freigabe oder Anerkennung deckt die originäre Architektenvollmacht nicht.
Ist der Prüfvermerk ein Anerkenntnis gegenüber dem Handwerker?
Grundsätzlich nein — Abschläge sind vorläufig, der „geprüft“-Vermerk bindet den Bauherrn nicht. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Architekt umfassend und gelebt bevollmächtigt war (KG Berlin 21 U 75/04).
Haftet der Architekt schon, wenn er zu viel freigegeben hat?
Nicht automatisch. Ein ersatzfähiger Schaden entsteht erst, wenn die Rückforderung gegen den Unternehmer uneinbringlich wird — typischerweise bei dessen Insolvenz (KG Berlin 27 U 267/03).
Muss der Planer die steuerliche Freistellungsbescheinigung prüfen?
Das ist rechtlich ungeklärt und wohl nicht Teil der HOAI-Grundleistung. Abzug und Haftung nach §§ 48, 48a EStG treffen den Bauherrn. Der Planer sollte den Sachverhalt melden, aber keine steuerrechtliche Bewertung vornehmen.
Darf pauschal für Baustrom oder Bauwasser gekürzt werden?
Nur bei wirksamer Vereinbarung. Pauschale Umlage-Klauseln in AGB des Auftraggebers sind in der Regel unwirksam (OLG Brandenburg 12 U 34/20).
Wie hoch ist der Mängeleinbehalt?
In der Regel das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten (§ 641 Abs. 3 BGB), solange der Mangel nicht beseitigt ist.
Was passiert, wenn der Planer zu wenig freigibt?
Der Bauherr kann gegenüber dem Handwerker in Zahlungsverzug geraten (Zinsen, § 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B). Beruht der Verzug auf einem Prüffehler, kann der Planer dem Bauherrn für den Verzugsschaden haften.
Kann der Bauherr nach dem Prüfvermerk noch zurückfordern?
Ja — bis zur endgültigen Schlussrechnung sind Abschläge vorläufig. Danach greifen die Vorbehalts- und Ausschlussfristen der Schlussrechnung.
Dieser Beitrag gibt den Stand von Juli 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Zitierte Entscheidungen: KG Berlin 27 U 267/03; OLG Frankfurt 6 U 36/15; KG Berlin 21 U 75/04 (NZB: BGH VII ZR 232/06); OLG Brandenburg 12 U 34/20; BGH VII ZR 173/03; BGH VII ZR 316/03. Ob die Prüfung der Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG zur HOAI-Rechnungsprüfung des Planers gehört, ist nicht höchstrichterlich geklärt; die Abzugs- und Haftungspflicht der §§ 48, 48a EStG trifft den Leistungsempfänger.