Ratgeber / Kosten
Kostenkontrolle in der Bauzeit: Wie genau muss sie sein — und wo hört sie auf?
Die Auffassung, für die Kostenkontrolle genüge die Schlussrechnung, lässt sich am Wortlaut der HOAI nicht halten: Die Leistungsphase 8 enthält vier aufeinander aufbauende Grundleistungen — Rechnungsprüfung, Vergleich der Prüfergebnisse mit den Auftragssummen, Kostenkontrolle und erst zum Schluss die Kostenfeststellung. Wäre nur das Ende geschuldet, wären zwei davon überflüssig. Ebenso wenig trägt aber die Gegenposition: Die HOAI schreibt keinen Detaillierungsgrad, keinen Takt und keine Form vor. Ein fortgeschriebener differenzierter Kostenplan ist ausdrücklich Besondere Leistung, die Mittelabflussplanung ebenfalls — und zwar in der Leistungsphase 7. Die brauchbare Trennlinie verläuft zwischen Höhe und Zeitpunkt.
Vier Grundleistungen, die nur zusammen Sinn ergeben
Die Diskussion lässt sich erstaunlich weit am Verordnungstext selbst führen. Das Leistungsbild Gebäude führt in der Leistungsphase 8 unter den Grundleistungen hintereinander auf:
| Buchstabe | Wortlaut der Grundleistung | Was sie leistet |
|---|---|---|
| g) | „Rechnungsprüfung einschließlich Prüfen der Aufmaße der bauausführenden Unternehmen“ | die einzelne Rechnung — sachlich und rechnerisch |
| h) | „Vergleich der Ergebnisse der Rechnungsprüfungen mit den Auftragssummen einschließlich Nachträgen“ | der laufende Soll-Ist-Abgleich je Auftrag |
| i) | „Kostenkontrolle durch Überprüfen der Leistungsabrechnung der bauausführenden Unternehmen im Vergleich zu den Vertragspreisen“ | die Kontrolle gegen die Vertragspreise |
| j) | „Kostenfeststellung, zum Beispiel nach DIN 276“ | der Abschluss — was es am Ende gekostet hat |
Entscheidend ist die Reihenfolge. Buchstabe g) betrifft die einzelne Rechnung. Buchstabe h) spricht von den Ergebnissen der Rechnungsprüfungen im Plural und vergleicht sie mit den Auftragssummen. Buchstabe j) steht am Ende und ist ausdrücklich die Feststellung — also der Rückblick.
Warum „die Schlussrechnung genügt“ nicht aufgeht
Gegen die Beschränkung auf die Schlussrechnung sprechen drei Überlegungen, die unabhängig voneinander tragen.
Erstens würde Buchstabe h) leerlaufen. Ein Vergleich der Prüfergebnisse mit den Auftragssummen setzt voraus, dass es Prüfergebnisse gibt, bevor abgerechnet ist. Liegt nur die Schlussrechnung vor, gibt es nichts zu vergleichen, was nicht ohnehin feststünde.
Zweitens wären i) und j) dasselbe. Wer erst nach der Schlussrechnung kontrolliert, führt keine Kostenkontrolle durch, sondern eine Kostenfeststellung. Die Verordnung führt beide als getrennte Grundleistungen auf; eine Auslegung, die sie zusammenfallen lässt, nimmt einer von beiden den Inhalt.
Drittens liegen die Daten ohnehin vor. Die Rechnungsprüfung nach g) ist Grundleistung und erfasst jede Rechnung, auch jede Abschlagsrechnung — die Verordnung unterscheidet dort nicht. Die geprüften Beträge gehen also ohnehin durch die Hand des Planers. Der Schritt von der geprüften Rechnung zur fortgeschriebenen Summe je Auftrag ist kein neuer Arbeitsgang, sondern das Festhalten dessen, was gerade geprüft wurde.
Was die HOAI aber nicht verlangt
Hier hat die Gegenseite einen Punkt, der ernst zu nehmen ist. Der Verordnungstext nennt weder einen Detaillierungsgrad noch einen Takt noch eine Form. Es gibt in der Leistungsphase 8 keine Grundleistung „monatlicher Kostenbericht“, keine vorgeschriebene Gliederungsebene nach DIN 276 und keine Pflicht zur Kostenprognose bis zum Bauende.
Im Gegenteil: Was über den schlichten Abgleich hinausgeht, führt die Verordnung ausdrücklich unter den Besonderen Leistungen der Leistungsphase 8 auf — „Aufstellen, Überwachen und Fortschreiben eines Zahlungsplanes“ und „Aufstellen, Überwachen und Fortschreiben von differenzierten Zeit-, Kosten- oder Kapazitätsplänen“. Wer ein fortgeschriebenes Kostencontrolling mit Prognose erwartet, verlangt damit eine Leistung, die die Verordnung an anderer Stelle einsortiert hat.
| Ohne besondere Vereinbarung geschuldet | Nur bei Vereinbarung geschuldet |
|---|---|
| Prüfung jeder Rechnung einschließlich Aufmaß | Kostenbericht in fester Form und festem Takt |
| fortlaufender Abgleich je Auftrag: Auftragssumme plus Nachträge gegen geprüfte Abrechnung | Prognose der Endkosten, Hochrechnung offener Mengen und Risiken |
| Kontrolle der Abrechnung gegen die Vertragspreise | Gliederung nach DIN 276 in tiefer Ebene während der Bauzeit |
| Kostenfeststellung am Ende | Zahlungsplan, differenzierte Zeit-, Kosten- oder Kapazitätspläne |
| Hinweis, sobald sich eine Überschreitung abzeichnet | Mittelabflussplanung über die Zeitachse |
Weiterlesen im Ratgeber: Grundleistung oder Besondere Leistung? → · Rechnungsprüfung durch den Planer → · Die sechs Stufen der Kostenermittlung →
Die Trennlinie: Höhe gegen Zeitpunkt
Die brauchbarste Abgrenzung ist nicht „grob gegen fein“, sondern die zwischen zwei verschiedenen Fragen. Die Kostenkontrolle beantwortet: Wie viel wird es? Die Mittelabfluss- und Zahlungsplanung beantwortet: Wann fließt wie viel?
| Leistung | Frage | Einordnung in der HOAI |
|---|---|---|
| Kostenkontrolle | Wie viel wird es? Abweichung gegen Vertragspreise | Grundleistung — in LPH 6 gegen die Kostenberechnung, in LPH 8 gegen die Vertragspreise |
| Zahlungsplan | Wann wird welche Rechnung fällig? | Besondere Leistung der LPH 8 |
| Mittelabflussplanung | Wann verlässt welches Geld welchen Topf? | Besondere Leistung der LPH 7 — und dort nur als „Mitwirken bei der Mittelabflussplanung“ |
Zwei Feinheiten lohnen den zweiten Blick. Die Mittelabflussplanung steht nicht in der Bauüberwachung, sondern in der Mitwirkung bei der Vergabe — sie gehört also an den Anfang, wenn die Auftragssummen feststehen, nicht in die laufende Bauzeit. Und die Verordnung verlangt nur ein Mitwirken: Die Planung selbst bleibt Sache des Auftraggebers, der Planer liefert ihr die Zahlen zu. Für öffentliche Auftraggeber ist das der Normalfall, weil Haushaltsjahre und Mittelbindung an Terminen hängen, die kein Planer verantworten kann.
Auch die Kostenkontrolle der LPH 6 wird häufig übersehen. Ihr Wortlaut — „Kostenkontrolle durch Vergleich der vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnisse mit der Kostenberechnung“ — zeigt das Muster: In jeder Phase wird gegen die jeweils vorangegangene Ermittlung kontrolliert. Die Kostenkontrolle ist in der HOAI kein einmaliger Vorgang, sondern eine Kette.
Muss jede einzelne Rechnung erfasst werden?
Diese Frage lässt sich präziser stellen, und dann beantwortet sie sich fast von selbst. Zu unterscheiden sind prüfen und erfassen.
Prüfen muss der Planer jede Rechnung — das ist Grundleistung g) und steht nicht zur Disposition. Erfassen muss er so viel, dass er die Grundleistung h) überhaupt erbringen kann: den Vergleich der Prüfergebnisse mit den Auftragssummen einschließlich Nachträgen. Ein Vergleich, der sich nicht nachvollziehen lässt, ist keiner. Geschuldet ist damit ein fortgeschriebener Stand je Auftrag:
- Auftragssumme
- beauftragte Nachträge, fortgeschrieben
- Summe der bisher geprüften Abrechnungen
- die Differenz — und ob sie sich erklären lässt
Das ist die Ebene, auf der die Verordnung argumentiert: der Auftrag, nicht die einzelne Rechnungszeile. Eine Aufgliederung jeder Position in eine DIN-276-Struktur während der Bauzeit verlangt der Text nicht. Eine Liste, aus der sich für jedes Gewerk Soll und Ist ablesen lässt, verlangt er der Sache nach schon — sonst ist h) nicht erfüllbar.
Zahlungsfreigabe je Rechnung — oder eine Liste über alles?
Das ist die Frage, an der die Diskussion in der Praxis hängenbleibt. Der Verordnungstext hilft zunächst nur begrenzt weiter: Er nennt kein Arbeitsergebnis, keine Liste, kein Formular. Er nennt einen Vergleich. Welche Form dieser Vergleich annimmt, bleibt offen — und daraus folgt zweierlei: Ein bestimmtes Dokument lässt sich nicht verlangen, aber der Vergleich muss irgendwo tatsächlich stattfinden und nachvollziehbar sein.
Was eine Zahlungsfreigabe leisten kann
Eine Zahlungsfreigabe je Rechnung kann die Grundleistung h) vollständig tragen — vorausgesetzt, sie enthält nicht nur den Betrag dieser einen Rechnung, sondern den fortgeschriebenen Stand des Auftrags:
- Auftragssumme
- beauftragte Nachträge, einzeln oder in Summe
- Auftragssumme einschließlich Nachträge — das Soll
- bisher geprüft und freigegeben, kumuliert
- diese Rechnung, geprüft
- neuer kumulierter Stand und die Differenz zum Soll
Eine Freigabe, die nur sagt „geprüft, 84.300 Euro“, erfüllt h) dagegen nicht. Sie belegt die Rechnungsprüfung nach g), aber keinen Vergleich mit der Auftragssumme einschließlich Nachträgen.
Was sie nicht leisten kann
Drei Dinge bleiben außerhalb der einzelnen Freigabe, und sie sind genau die, auf die es beim Steuern ankommt.
| Blinder Fleck | Warum er entsteht |
|---|---|
| Stille Aufträge | Ein Gewerk, das gerade nicht abrechnet, taucht in keiner Freigabe auf — auch dann nicht, wenn sich dort Nachträge angesammelt haben. |
| Die Projektsumme | Jede Freigabe zeigt einen Auftrag. Ob alle Aufträge zusammen das Budget noch einhalten, zeigt keine von ihnen. |
| Die Richtung | Ob die Abweichung wächst oder sich stabilisiert, ergibt sich erst aus der Folge mehrerer Stände. |
Die ehrliche Antwort
Eine projektweite Liste, in der alle Aufträge und alle eingegangenen Rechnungen einander gegenübergestellt werden, ist im Wortlaut nicht ausdrücklich als Arbeitsergebnis geschuldet. Wer sie als solche einfordert, stützt sich nicht auf den Verordnungstext.
Zugleich gilt: Ohne eine solche Zusammenstellung lässt sich die Kostenkontrolle nach i) bei mehr als einer Handvoll Aufträgen praktisch nicht führen, und die Pflicht, auf eine sich abzeichnende Überschreitung hinzuweisen, läuft leer — man bemerkt nicht, was man nie summiert. Die Liste ist deshalb weniger ein zusätzliches Arbeitsergebnis als die praktikable Form, in der h) und i) zusammen überhaupt erfüllt werden können.
Wo die Grenze zur Besonderen Leistung verläuft
| Noch Grundleistung | Schon Besondere Leistung |
|---|---|
| eine fortgeschriebene Aufstellung je Auftrag mit Soll und Ist | Hochrechnung der Endkosten, Bewertung offener Risiken |
| Auskunft über den Stand auf Nachfrage | Bericht in festem Takt und festem Format |
| Gliederung nach Aufträgen oder Gewerken | Gliederung nach DIN 276 in tiefer Ebene während der Bauzeit |
| Hinweis bei erkennbarer Überschreitung | Soll-Ist-Verlauf über die Zeitachse, Trenddarstellung, Mittelabfluss |
Für die Vertragsgestaltung folgt daraus eine einfache Regel: Wer die Liste will, schreibt sie hinein — mit Zeilen, Takt und Empfänger. Das kostet einen Absatz und erspart die Diskussion, die sonst in der Mitte der Bauzeit geführt wird, wenn beide Seiten schon unter Druck stehen.
Die Hinweispflicht, die unabhängig davon besteht
Neben dem Leistungsbild steht eine Pflicht, die sich aus dem Werkvertrag selbst ergibt und von der Frage nach dem Detaillierungsgrad unberührt bleibt: Zeichnet sich eine Überschreitung ab, ist der Auftraggeber zu unterrichten, solange er noch reagieren kann. Diese Pflicht lässt sich nicht dadurch erfüllen, dass am Ende eine zutreffende Kostenfeststellung vorgelegt wird.
Praktisch hängen beide zusammen: Wer keinen laufenden Abgleich führt, bemerkt die Überschreitung nicht rechtzeitig — und kann deshalb auch nicht rechtzeitig hinweisen. Das ist der Grund, warum die Diskussion über den Detaillierungsgrad selten eine Honorarfrage bleibt.
Weiterlesen im Ratgeber: Baukostenüberschreitung: wann der Architekt haftet → · Entscheidungsvorlagen und ihre Grenzen → · Kostengruppen und Gewerke → · Nachtragsprüfung durch den Planer →
Was in den Vertrag gehört
- Takt und Form. Wann wird berichtet, an wen, in welchem Format. Ohne Angabe ist die Leistung nicht kalkulierbar — und was nicht kalkulierbar ist, wird später streitig.
- Die Ebene. Je Auftrag, je Gewerk oder je Kostengruppe. Je tiefer die Gliederung, desto eher verlässt man die Grundleistung.
- Prognose ja oder nein. Eine Hochrechnung der Endkosten ist eine andere Leistung als ein Soll-Ist-Vergleich. Wer sie will, muss sie benennen.
- Die Schwelle für den Hinweis. Ab welcher Abweichung wird unaufgefordert gemeldet — in Prozent oder in Euro, je Auftrag oder in Summe.
- Mittelabfluss getrennt beauftragen. Wenn Haushaltsjahre oder Finanzierungstranchen eine Rolle spielen, gehört die Mittelabflussplanung als eigene Position in den Vertrag — mit der Klarstellung, wer plant und wer nur zuliefert.
- Datenherkunft festlegen. Wer führt die Liste, wo liegt sie, wer darf hineinsehen. Eine Kostenkontrolle, die nur im Büro des Planers existiert, nützt dem Auftraggeber bei der Entscheidung wenig.
Soll und Ist je Gewerk — ohne Tabellenpflege von Hand
Die Grundleistung h) verlangt nichts Kompliziertes, nur etwas Lückenloses: je Auftrag die Summe aus Vertrag und Nachträgen gegen die geprüften Abrechnungen. Der KI-Werkzeugkasten erzeugt die Prüfvermerke zu Abschlagsrechnungen und die Nachtragsübersicht aus den Projektdaten, der KI-Bautagesbericht hält fest, wann welcher Stand vorlag.
Zum Werkzeugkasten →Häufige Fragen
Reicht es, wenn der Architekt nur die Schlussrechnungen in die Kostenkontrolle aufnimmt?
Das lässt sich am Verordnungstext nicht halten. Die Leistungsphase 8 nennt getrennt die Rechnungsprüfung, den Vergleich der Prüfergebnisse mit den Auftragssummen, die Kostenkontrolle und die Kostenfeststellung. Beschränkt man sich auf die Schlussrechnung, verlieren der Vergleich und die Kostenkontrolle ihren eigenständigen Inhalt — übrig bleibt die Kostenfeststellung.
Muss jede einzelne Rechnung erfasst werden?
Geprüft werden muss jede Rechnung, auch jede Abschlagsrechnung. Erfasst werden muss so viel, dass der Vergleich mit den Auftragssummen nachvollziehbar ist — also je Auftrag die Auftragssumme, die Nachträge und die Summe der geprüften Abrechnungen. Eine Aufgliederung jeder Rechnungsposition nach DIN 276 während der Bauzeit verlangt die Verordnung nicht.
In welchem Takt ist zu berichten?
Die HOAI nennt keinen Takt. Ohne Vereinbarung lässt sich deshalb kein bestimmtes Intervall verlangen — wohl aber ein Stand, der aktuell genug ist, um dem Auftraggeber eine Entscheidung zu ermöglichen. Wer Monatsberichte erwartet, sollte sie vereinbaren.
Was ist der Unterschied zwischen Kostenkontrolle und Kostenfeststellung?
Die Kostenkontrolle vergleicht laufend gegen einen Maßstab — in der Vergabevorbereitung gegen die Kostenberechnung, in der Bauüberwachung gegen die Vertragspreise. Die Kostenfeststellung steht am Ende und hält fest, was das Objekt gekostet hat. Beide sind in der Leistungsphase 8 getrennt aufgeführt.
Ist die Mittelabflussplanung eine Grundleistung?
Nein. Sie ist Besondere Leistung, und zwar in der Leistungsphase 7 — dort als „Mitwirken bei der Mittelabflussplanung“. Sie betrifft nicht die Höhe der Kosten, sondern ihre Verteilung über die Zeit, und die Verantwortung für die Planung bleibt beim Auftraggeber.
Und ein Zahlungsplan?
Ebenfalls Besondere Leistung, hier in der Leistungsphase 8: „Aufstellen, Überwachen und Fortschreiben eines Zahlungsplanes“. Ohne Vereinbarung ist er nicht geschuldet.
Kann der Auftraggeber einen Kostenbericht mit Prognose verlangen?
Ohne entsprechende Vereinbarung nicht als Grundleistung. Eine Hochrechnung der Endkosten geht über den Soll-Ist-Vergleich hinaus und liegt in der Nähe der Besonderen Leistung „differenzierte Zeit-, Kosten- oder Kapazitätspläne“. Vereinbaren lässt sie sich jederzeit.
Was gilt, wenn der Vertrag zur Kostenkontrolle nichts sagt?
Dann wird der Vertrag ausgelegt, und die Leistungsbilder der HOAI sind dafür der übliche Maßstab. Geschuldet ist der Inhalt der Grundleistungen — nicht mehr, aber auch nicht weniger. Die Unschärfe trifft beide Seiten, deshalb lohnt die Regelung im Vertrag.
Genügt eine Zahlungsfreigabe je Rechnung?
Sie kann die Grundleistung h) tragen — aber nur, wenn sie den fortgeschriebenen Stand des Auftrags zeigt: Auftragssumme, Nachträge, bisher freigegeben, diese Rechnung, neuer Stand. Eine Freigabe, die nur den Betrag dieser Rechnung bestätigt, belegt die Rechnungsprüfung, aber keinen Vergleich mit der Auftragssumme.
Muss der Planer eine Liste über alle Aufträge und Rechnungen führen?
Als eigenes Arbeitsergebnis ist sie im Wortlaut nicht geschuldet. Praktisch lässt sich die Kostenkontrolle bei mehr als einer Handvoll Aufträge ohne eine solche Zusammenstellung aber nicht führen — man bemerkt nicht, was man nie summiert. Geschuldet ist das Ergebnis, nicht eine bestimmte Darstellung; wer Format, Takt und Prognose will, vereinbart sie.
Ändert sich etwas, wenn die Kostenkontrolle nicht ordentlich geführt wurde?
Die Folgen liegen meist nicht im Honorar, sondern in der Haftung: Wer keinen laufenden Abgleich führt, bemerkt eine Überschreitung nicht rechtzeitig und kann den Auftraggeber nicht rechtzeitig unterrichten. Ob daraus ein Schaden folgt, ist eine Frage des Einzelfalls.
Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsgrundlagen: HOAI in der Fassung von 2021, insbesondere § 3 Absatz 2 (Grundleistungen und Besondere Leistungen), § 7 Absatz 1 (Honorarvereinbarung, Basishonorarsatz nur für Grundleistungen) sowie Anlage 10 zum Leistungsbild Gebäude und Innenräume, Leistungsphasen 6, 7 und 8; §§ 631, 650p ff. BGB. Die wörtlich wiedergegebenen Leistungsbeschreibungen sind der Anlage 10 entnommen; maßgeblich ist die dem Vertrag zugrunde gelegte Fassung der HOAI. Die Zuordnung einzelner Tätigkeiten zu Grund- oder Besonderen Leistungen folgt hier dem Wortlaut und der Systematik der Verordnung; zu der Frage, in welchem Detaillierungsgrad und Takt die Kostenkontrolle der Leistungsphase 8 zu führen ist, ist eine ausdrückliche höchstrichterliche Entscheidung nicht ersichtlich. Geschuldet ist stets, was der Architektenvertrag im Einzelfall vorsieht.